¿Qué es el RPA? 4 puntos para entender completamente la automatización de los procesos de negocio

Cada vez más CIOs recurren a la automatización de procesos mediante robots para eliminar las tareas que consumen mucho tiempo, agilizar las operaciones y reducir los costes. También es una buena manera de permitir que los empleados se centren en el trabajo de valor añadido real. Concretamente, con RPA (Robotic Automation Process), las empresas pueden automatizar los procesos de negocio basados en reglas.

Otros consideran el RPA como una solución de transición hacia la automatización inteligente, resultado de la inteligencia artificial, a través de herramientas de Machine Learning, que pueden ser entrenadas para juzgar los resultados futuros.

“La automatización allana el camino para la inteligencia artificial”, dice PAC. La empresa señala que hoy en día, los diálogos entre robots y humanos en forma de chat “difícilmente pueden distinguirse de la interacción humana”.

Integrado en estos procesos, el procesamiento de imágenes y vídeo debería permitir en un futuro próximo que las máquinas reconozcan rostros y estados de ánimo. Pero esta carrera hacia adelante para la IA sólo puede ocurrir si los procesos de automatización están en su lugar. Sin embargo, la implementación de la robotización de procedimientos requiere un diseño, una planificación y un gobierno adecuados para que sea eficaz en las empresas.

1. RPA, ¿qué definición?

RPA es una tecnología que utiliza la lógica de negocio y entradas estructuradas para automatizar los procesos de negocio. Con las herramientas RPA, una empresa puede configurar un software, o un “robot”, para capturar e interpretar aplicaciones para procesar una transacción, manipular datos, activar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales.

Los escenarios de RPA van desde la simple creación de una respuesta automática a un correo electrónico hasta el despliegue de miles de robots, cada uno programado para automatizar el trabajo en un sistema ERP.

Los gerentes de empresas de servicios financieros fueron los primeros en adoptar los APR. La automatización de procesos está ahora en marcha en los sectores de la salud, el comercio minorista y los recursos humanos.

2. ¿Cuáles son los beneficios del RPA?

El RPA permite a las organizaciones reducir los costes de personal y los errores humanos. Especialmente si los bots son baratos y fáciles de implementar. Y que requieren poca integración. De hecho, estas características son cruciales para limitar los costes.

Las empresas también pueden aumentar sus esfuerzos de automatización inyectando RPA en tecnologías cognitivas como el ML, el reconocimiento de voz y el procesamiento del lenguaje natural. Esto implica la automatización de tareas de alto nivel que antes requerían conocimientos humanos.

En esta lógica, hay implementaciones de RPA donde más de 15 a 20 pasos pueden ser automatizados. Forman parte de una cadena de valor llamada “automatización inteligente” (IA).

En el campo de la gobernanza de TI, el RPA se está introduciendo gradualmente en la Gestión de Servicios de TI (ITSM). Por ejemplo, las herramientas de descubrimiento automatizado de aplicaciones y mapeo de dependencias (ADDM) enriquecen la CMDB (base de datos de gestión de configuraciones), no sólo para detectar las partes que deben configurarse y actualizarse, sino también para medir los impactos de cualquier cambio (software, hardware, financiero y humano).

Estas aplicaciones de software permiten orquestar herramientas, personas y procesos a través de flujos de trabajo, con muchos beneficios: reducción de errores humanos, respuesta inmediata a incidentes que afectan a procesos críticos, asignación más eficiente de recursos basada en reglas de prioridad y niveles de servicio….

Para los profesionales de TI, menos código y entrada de datos les permite centrarse en la definición de procesos y flujos de trabajo y optimizarlos, gracias en parte a la supervisión en tiempo real.

Según Gartner, la automatización y la inteligencia artificial reducirán las necesidades de los empleados en los centros de servicios compartidos en un 65% para 2020. Y el mercado de la RPP alcanzará entonces los 1.000 millones de dólares. Para esa fecha, el 40% de las grandes empresas habrán adoptado una herramienta de software de RPP. Hoy en día son menos del 10%.

3. ¿Cuáles son las trampas del RPA?

La RPP no es para todas las empresas. Como con cualquier tecnología de automatización, RPA tiene el potencial de eliminar puestos de trabajo, lo que presenta a los departamentos de TI desafíos en la gestión del talento.

E incluso si las empresas que adoptan los RPAs se ven tentadas a colocar a las personas cuyos empleos han sido eliminados en nuevos empleos, Forrester Research estima que el software RPA amenazará a un total de 230 millones de trabajadores. Esto representa alrededor del 9% de la fuerza laboral mundial.

Leslie Willcocks, profesora de la London School of Economics (LSE), advierte que la difusión masiva de la robótica será probablemente más difícil de lo que muchos expertos predicen. “Los escenarios de horror se centran en las pérdidas de puestos de trabajo causadas por la automatización y la robótica y el efecto tsunami de estas tecnologías”, dice el profesor. “Su impacto se define como repentino, transformador, abrumador e irreversible.”

Un estudio de la LSE sugiere que por cada 20 puestos de trabajo destruidos por la automatización, se crean 13 nuevos puestos de trabajo, y que cualquier puesto de trabajo será cambiado en al menos un 25% en los próximos 5 a 7 años.

De hecho, muchos proyectos están en suspenso o han sido pospuestos. Y el factor humano no es el único implicado. Porque la instalación de miles de robots lleva mucho más tiempo, y es mucho más compleja y costosa de lo que la mayoría de las organizaciones esperaban al principio de los proyectos.

Deloitte UK afirma que sólo el tres por ciento de las empresas han logrado aumentar el número de robots en producción a más de 50 robots.

Además, los resultados económicos de las implementaciones de RPA están lejos de estar claramente documentados. Aunque es posible automatizar el 30% de las tareas para la mayoría de las ocupaciones, esto no se traduce claramente en una reducción de costes del 30%.

4. ¿Qué empresas utilizan el RPA?

Walmart, Deutsche Bank, American Express, Ernst & Young y Walgreens se encuentran entre las muchas empresas que intentan adoptar el RPA.

En Walmart, aproximadamente 500 robots son responsables de responder todas las preguntas, desde las preguntas de los empleados hasta la recuperación de información y la creación de documentos de auditoría.

En American Express, el RPA está trabajando para automatizar el proceso de cancelación de un boleto de avión y la emisión de reembolsos. Y se está llevando a cabo un proyecto para automatizar algunas tareas de gestión de gastos.

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